8. Korespondensi

Korespondensi

PENGERTIAN KORESPONDENSI DAN SURAT
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.
Surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di kertas, kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “Paperless” istilah “Paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.


TUJUAN UMUM SURAT
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendak oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.


Ciri-ciri Surat:
Surat adalah pesan tertulis.
Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
Surat memiliki bentuk yang standar.
Surat memiliki satu pesan inti.
Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.
Fungsi Surat:
Surat sebagai penyampai pesan.
Surat sebagai wakil.
Surat sebagai bukti tertulis.
Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.
Alat untuk mengingat.
Dokumen historis dari suatu kegiatan.
Keterangan keamanan.
FUNGSI SURAT DINAS
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
3. Sebagai pedoman kerja seperti surat keputusan atau surat instruksi.
4. Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
5. Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan yang selanjutnya sebagai bukti sejarah seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu organisasi.


SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK
Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Ibarat membuat kue harus mengikuti syarat-syaratnya dari awal hingga akhir pembuatan, jika tidak diikuti susunannya atau melebihi kadar yang ditentukan maka kue tersebut tidak akan enak dimakan. Apalagi bila Anda menulis surat organisasi. Surat organisasi, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat dan ladzim dibaca. Format Surat dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat organisasi tidak ditempatkan sesenaknya menurut keinginan penulis. selanjutnya surat organisasi diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Kemudian bahasa surat organisasi dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. bahasa surat dikatakan pada jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa basi dan tanpa berbunga-bunga.


BAGIAN-BAGIAN SURAT
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format surat organisasi adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat organisasi. salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan : bagian kepala, bagian tubuh dan kaki surat antara lain :
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Sifat surat
5. Lampiran
6. Hal atau perihal
7. Alamat dalam
8. Kalimat pembuka
9. Isi surat
10. Kalimat penutup
11. Nama Ketua dan nama yang bersangkutan
12. Nama dan tanda tangan
13. Tembusan dan Initialnya


BENTUK-BENTUK SURAT
Dalam keputusan MENPAN No. 71 tahun 1993 bahwa bentuk-bentuk surat di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga antara lain :
1. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style)
2. Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
3. Format Setengah Balok (Semi Block Style)
4. Format Sederhana (Simplified)
5. Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style)
6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf).






Sumber:
http://wikipedia.org